Vol.33 電子保存をはじめよう！

令和4年度税制改正では、電子帳簿保存法(電帳法)における「電子取引の電子保存の義務化」について、令和5年12月31日までの間に行われる電子取引では、一定の要件のもと、引き続き書面(紙)での保存を認めるという経過措置が設けられました。
一方で、電子保存の必要性が認識されておらず、対応が後手に回るというケースも見受けられます。今回は、電帳法の概要を見ていきます。

(1)電子帳簿保存法(電帳法)って？

法人税や所得税など各税法では、帳簿書類や取引における注文書・領収書等は原則、「紙での保存」が義務化されています。
ただし、一定の要件を満たした場合、紙ではなく電子保存が可能とされ、この電子保存などについて定めた法律が「電帳法」です。

(2)電子保存の種類は？

電子保存は、大きく次の3つに分かれています。
①電子帳簿等保存…会計ソフト等で電子的に作成した帳簿等をデータで保存
②スキャナ保存…紙で受領又は作成した書類をスキャンし、データで保存
③電子取引…電子メール等、電子的に取引した情報をデータで保存

(3)得られるメリットは？

電子保存の運用を開始する際、以前は税務署への事前届出が必要でしたが、現在は廃止され、特別な手続きは不要となりました。また得られるメリットとして、保管・運搬コストの削減、紛失や滅失リスクの軽減が挙げられます。このほか、閲覧防止の措置を講じることができる等、情報管理においても、加えて資料を検索する際の利便性も向上すると考えられます。

また、一定要件を満たす「優良な電子帳簿」に適合すると、申告漏れの際に課される過少申告加算税が5％軽減される措置も整備されました。

一方で、システムの導入コストや担当者教育、業務手順の見直し、データの流出防止・バックアップ等の定期的な管理が必要となり、時間・費用の負担は一定程度増すとみられています。また、保存要件として、タイムスタンプを付す等「真実性」、ディスプレイやプリンタ等ですぐに出力できる状況や検索機能の確保等「可視性」の要件があり、注意が必要です。
当然、データ改ざんは禁止で、発覚した場合は重加算税の10％加重措置が取られます。「改ざん防止のための事務処理規定」が国税庁ホームページで公表されており、参考にするのも良いでしょう。

昨今のIT化の流れはますます加速し、避けては通れません。ITツールやデジタル技術の活用を模索されている方は、今回の改正を機に、まずは「紙から電子へ」と行動に移してみるのはいかがでしょうか。

2022年9月現在